Contoh Job Description Panitia OSPEK (Jobdesc)

JOB DESCRIPTION PANITIA OSPEK

Jabatan : Ketua Panitia
SC : .....
  • Memberi dan menjaga motivasi seluruh panitia OSPEK
  • Meningkatkan komunikasi dan koordinasi kepada seluruh komponen OSPEK (Steering Committee, Kordinator Lapangan, Petugas Kedisiplinan, Advokasi, dan Mahkamah).
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Ketua
  • Memimpin rapat.
  • Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian kegiatan.
  • Mengontrol setiap rangkaian kegiatan.
  • Mengarahkan kinerja seluruh panitia.
  • Membuat dan melaksanakan visi dan misi kepanitiaan OSPEK
  • Menjalin komunikasi dengan pihak eksternal.
  • Ikut serta dalam rapat internal setiap sie bersama Sekretaris dan Bendahara.
  • Bersama Sekretaris mengajukan proposal  kepada Birokrasi.
  • Mengembangkan sumber daya panitia bersama Sekretaris dan Bendahara

Jabatan : Sekretaris
SC : .....
  • Membuat presensi Steering Committee, Panitia, dan Kordinator Lapangan serta membukukan setiap hasil rapat.
  • Menggantikan Ketua dalam rapat apabila berhalangan hadir.
  • Membuat dan mengajukan proposal serta Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan.
  • Membuat proposal sponsorship bekerja sama dengan Sie Humas dan Sie Sponsorhip.
  • Bertanggung jawab dengan urusan surat menyurat.
  • Membuat arsip berkaitan dengan OSPEK secara rapi dan lengkap.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Sekretaris.
  • Bertanggung jawab atas cap/stempel OSPEK
  • Menjadi sms center panitia OSPEK.
  • Mengarsipkan jadwal rapat internal masing–masing sie, rapat koordinator dan rapat besar panitia OSPEK.
  • Ikut serta dan membuat notulen dalam rapat internal setiap sie bersama Kordinator Fakultas.
  • Membukukan matrikulasi rencana kerja dari setiap sie.
  • Membuat honorarium pembicara.
  • Membuat format laporan rapat (kemajuan, target, dan ketercapaian target yang telah dicapai).
  • Bertanggung jawab terhadap buku catatan untuk setiap sie.
  • Membuat daftar kebutuhan serta estimasi dana untuk Sekretaris.
  • Membuat dan bertanggung jawab atas presensi panitia, Steering Committee, Advokasi, dan Mahkamah pada pelaksanaan OSPEK
  • Bersama Ketua mengajukan proposal kepada Birokrasi.

Jabatan : Bendahara
SC : .....
  • Memegang keseluruhan dana terkait OSPEK.
  • Membuat anggaran dana asli, riil, dan sponsor OSPEK
  • Mengatur keuangan dan pendistribusian dana kepada koordinator tiap sie saat rapat koor.
  • Membuat laporan pengeluaran keuangan setiap rapat besar.
  • Pembukuan dana pemasukan dan pengeluaran.
  • Berkonsultasi dengan SC Bendahara.
  • Membuat pembukuan semua kuitansi, nota, atau tanda bukti lainnya yang berkaitan dengan OSPEK.
  • Ikut serta dalam rapat internal setiap sie bersama Ketua atau menggantikan Ketua jika berhalangan hadir.
  • Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan secara keseluruhan.
Jabatan : Sie Acara
SC : .....
  • Membuat buku panduan panitia (susunan acara, jadwal kegiatan, petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan acara).
  • Membuat tema dan muatan OSPEK bersama SC.
  • Menentukan tamu undangan, pembicara, dan menyiapkan petugas kegiatan (MC, Moderator,dst.).
  • Mengembangkan grand design OSPEK yang telah dibuat oleh SC.
  • Bekerja sama dengan Sie PDD untuk menyiapkan kenang-kenangan.
  • Bekerja sama dengan Bendahara dalam menentukan honorarium pembicara.
  • Menyiapkan TOR, CV pembicara, dan moderator.
  • Membuat tatib dan sanksi bagi peserta OSPEK.
  • Membuat kontrak belajar untuk peserta OSPEK.
  • Berkoordinasi dengan pihak eksternal yang berkaitan dengan kegiatan OSPEK.
  • Memberikan penghargaan kepada team dan peserta OSPEK yang terbaik.
  • Bekerja sama dengan Pemandu Operasional dalam merumuskan penugasan peserta.
  • Bekerja sama dengan Ketua dalam menentukan dresscode panitia.
  • Selalu berkoordinasi dengan Koordinator Lapangan dalam pelaksanaannya kegiatan di lapangan.
  • Memantau perkembangan setiap sie.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat daftar kebutuhan dan estimasi dana.
  • Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Acara.
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Kesekretariatan
SC : .....
  • Merekap dan melengkapi data panitia.
  • Menjaga kerahasiaan data mahasiswa baru.
  • Bekerja sama dengan PDD dalam membuat dan mengoptimalkan media informasi OSPEK baik secara online maupun offline (Web, Leaflet, dll).
  • Membuat presensi peserta pada pelaksanaan OSPEK
  • Merekap formulir pendaftaran OSPEK.
  • Mencari informasi terkait peserta: jumlah, jadwal PMB, alur registrasi.
  • Membuka pendaftaran OSPEK
  • Membuat stand informasi OSPEK.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana.
  • Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
  • Menjadi sms center untuk mahasiswa baru.
  • Membagi mahasiswa baru ke dalam kelompok.
  • Bertanggung jawab atas pembagian sertifikat kepada seluruh komponen OSPEK.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC KSK. 
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Humas
SC : .....
  • Mengantarkan dan memastikan disposisi surat : Undangan Birokrasi, Pembicara (TOR), dan Surat peminjaman kebutuhan OSPEK.
  • Sebagai among tamu undangan yang hadir.
  • Menghubungi tamu – tamu penting dalam acara OSPEK dengan berkoordinasi Sie Acara.
  • Menghubungi dan mengonfirmasi pembicara.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana.
  • Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Humas.
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Sponsorship
SC : .....

  • Membuat daftar target sponsor.
  • Membuat kontrapretasi sponsor.
  • Menjalin relasi dengan pihak sponsor.
  • Mendistribusikan proposal sponsor.
  • Memberikan ucapan terima kasih dan bukti fisik atas kesepakatan yang telah disepakati kepada pihak sponsor.
  • Membantu menyediakan sponsor untuk keperluan OSPEK FT UNY.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Sponsorship.
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Perlengkapan
SC : .....
  • Menyediakan seluruh perlengkapan setiap acara terkait OSPEK serta berkoordinasi dengan sie lain yang bersangkutan.
  • Mendistribusikan perlengkapan kepada setiap ruangan kegiatan.
  • Bertanggung jawab atas kondisi perlengkapan.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie.
  • Membuat daftar kebutuhan disertai estimasi dana.
  • Menyiapkan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan seperti : Sound System, Tempat, Alat komunikasi (HT), dan kebutuhan lain yang bersifat insidental dengan deadline waktu penyerahan kebutuhan dari tiap sie.
  • Mengecek kembali seluruh perlengkapan pasca kegiatan.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Perlengkapan. 
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie PDD (Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi)
SC : .....
  • Membuat logo OSPEK dengan berkoordinasi bersama SC terkait dengan filosofi yang mencerminkan identitas/almamater.
  • Membuat desain header and footer untuk surat OSPEK.
  • Menyiapkan background (slide dan musik).
  • Menyediakan peralatan dokumentasi.
  • Membuat desain dan tata letak buku panduan peserta OSPEK.
  • Mengatur dekorasi dan tata letak perlengkapan OSPEK.
  • Membuat tanda pengenal untuk seluruh komponen OSPEK meliputi Organizing Committee, Kordinator Lapangan, Steering Committee, Mahkamah, Advokasi, dan pihak lain yang berkepentingan di OSPEK.
  • Membuat sertifikat OSPEK
  • Bertanggung jawab atas pengadaan seragam untuk panitia dengan berkordinasi bersama Sie Acara dan Ketua
  • Membuat denah fakultas / jurusan
  • Mendokumentasikan kegiatan OSPEK (Pra maupun pada saat pelaksanaan).
  • Membuat video yel – yel OSPEK berkordinasi dengan Pemandu Kreasi.
  • Membuat video/film dokumenter publikasi Fakultas / Jurusan.
  • Membuat cap stempel OSPEK kerjasama dengan sekretaris.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie. 
  • Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
  • Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana.
  • Membuat form pendaftaran online dengan berkoordinasi bersama Sie Data.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC PDD.
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
  • Berkoordinasi dengan setiap sie terkait desain.
Jabatan : Sie PP (Pertolongan Pertama)
SC : .....
  • Mendata panitia dan peserta yang sakit.
  • Melakukan pelatihan untuk internal sie PP bersama dengan UKM KSR dan PMI.
  • Mengkategorikan jenis penyakit.
  • Memberikan tanda kepada panitia dan peserta yang sakit sesuai dengan kategori.
  • Bekerja sama dengan Tim PP/P3K Panitia OSPEK Universitas, KSR PMI, dan Rumah Sakit terdekat.
  • Menyediakan obat dan peralatan P3K.
  • Membuat daftar kebutuhan disertai estimasi dana.
  • Mengurus dan merawat peserta serta panitia yang sakit.
  • Bekerja sama dengan Sie Perlengkapan dalam menyediakan akomodasi kendaraan bagi yang sakit.
  • Bekerja sama dengan KSR dalam mengadakan pelatihan PP untuk panitia Fakultas dan Jurusan.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
  • Menyosialisasikan komponen PP kepada peserta maupun panitia OSPEK: Dresscode, Base Camp, Personil, dan Jalur Evakuasi.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC PP.
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Keamanan
SC : .....
  • Membuat kartu tanda parkir khusus peserta.
  • Menyiapkan dan menjaga tempat parkir.
  • Menyusun metode pengamanan seluruh rangkaian kegiatan OSPEK.
  • Berkoordinasi dan bertanggung jawab atas keamanan seluruh rangkaian kegiatan OSPEK.
  • Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
  • Bertanggung jawab atas barang-barang peserta OSPEK
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Keamanan.
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Konsumsi
SC : .....
  • Menyediakan konsumsi seluruh komponen OSPEK.
  • Mencari tender dengan estimasi biaya seminim mungkin.
  • Menyelenggarakan acara pemilihan tender.
  • Membuat list kebutuhan disertai  estimasi dana.
  • Membuat nota kesepakatan (MOU) dengan pihak pemenang tender.
  • Survei tempat pengadaan konsumsi.
  • Bekerja sama dengan Sie PP dan Sie KSK dalam mendata panitia dan peserta bagi yang memiliki alergi terhadap makanan
  • Menyediakan konsumsi bagi yang sakit.
  • Mencari tempat untuk base camp konsumsi.
  • Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
  • Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
  • Berkonsultasi aktif dengan SC Konsumsi.
  • Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Pemandu (All Pemandu)
SC : .....
  • Selalu hadir di setiap pembekalan pemandu.
  • Mendampingi dan memberikan arahan kepada maba terkait kegiatan OSPEK (tidak diperkenankan meninggalkan maba tanpa alasan yang jelas dan dapat dipertanggung jawabkan).
  • Memastikan mahasiswa baru untuk senantiasa tertib dalam pelaksanaan kegiatan OSPEK.
  • Berwenang untuk memberikan teguran kepada setiap kelompoknya yang tidak memenuhi tugas atau tata tertib selama OSPEK berlangsung.
  • Melakukan koordinasi dengan sie acara terkait dengan segala hal yang berhubungan dengan mahasiswa baru dan acara OSPEK.
  • Memantau perkembangan mahasiswa baru.
  • Menjadi fasilitator diskusi mahasiswa baru.
  • Memberi motivasi dan keteladanan yang baik bagi mahasiswa baru.
  • Mengarahkan mahasiswa baru sampai pada pelaksanaan follow up.
  • Sebagai mediator informasi dari sie acara kepada mahasiswa baru.
  • Memberikan informasi terkait Kampus
  • Bertanggung jawab kepada koordinator pemandu dan Ketua Panitia.

          Komentar

          Posting Komentar