Contoh Job Description Panitia OSPEK (Jobdesc)
JOB DESCRIPTION PANITIA
OSPEK
Jabatan : Ketua Panitia
SC : .....
- Memberi dan menjaga motivasi seluruh panitia OSPEK
- Meningkatkan komunikasi dan koordinasi kepada seluruh komponen OSPEK (Steering Committee, Kordinator Lapangan, Petugas Kedisiplinan, Advokasi, dan Mahkamah).
- Berkonsultasi aktif dengan SC Ketua
- Memimpin rapat.
- Bertanggung jawab atas seluruh rangkaian kegiatan.
- Mengontrol setiap rangkaian kegiatan.
- Mengarahkan kinerja seluruh panitia.
- Membuat dan melaksanakan visi dan misi kepanitiaan OSPEK
- Menjalin komunikasi dengan pihak eksternal.
- Ikut serta dalam rapat internal setiap sie bersama Sekretaris dan Bendahara.
- Bersama Sekretaris mengajukan proposal kepada Birokrasi.
- Mengembangkan sumber daya panitia bersama Sekretaris dan Bendahara
Jabatan : Sekretaris
SC : .....
- Membuat presensi Steering Committee, Panitia, dan Kordinator Lapangan serta membukukan setiap hasil rapat.
- Menggantikan Ketua dalam rapat apabila berhalangan hadir.
- Membuat dan mengajukan proposal serta Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan.
- Membuat proposal sponsorship bekerja sama dengan Sie Humas dan Sie Sponsorhip.
- Bertanggung jawab dengan urusan surat menyurat.
- Membuat arsip berkaitan dengan OSPEK secara rapi dan lengkap.
- Berkonsultasi aktif dengan SC Sekretaris.
- Bertanggung jawab atas cap/stempel OSPEK
- Menjadi sms center panitia OSPEK.
- Mengarsipkan jadwal rapat internal masing–masing sie, rapat koordinator dan rapat besar panitia OSPEK.
- Ikut serta dan membuat notulen dalam rapat internal setiap sie bersama Kordinator Fakultas.
- Membukukan matrikulasi rencana kerja dari setiap sie.
- Membuat honorarium pembicara.
- Membuat format laporan rapat (kemajuan, target, dan ketercapaian target yang telah dicapai).
- Bertanggung jawab terhadap buku catatan untuk setiap sie.
- Membuat daftar kebutuhan serta estimasi dana untuk Sekretaris.
- Membuat dan bertanggung jawab atas presensi panitia, Steering Committee, Advokasi, dan Mahkamah pada pelaksanaan OSPEK
- Bersama Ketua mengajukan proposal kepada Birokrasi.
Jabatan : Bendahara
SC : .....
- Memegang keseluruhan dana terkait OSPEK.
- Membuat anggaran dana asli, riil, dan sponsor OSPEK
- Mengatur keuangan dan pendistribusian dana kepada koordinator tiap sie saat rapat koor.
- Membuat laporan pengeluaran keuangan setiap rapat besar.
- Pembukuan dana pemasukan dan pengeluaran.
- Berkonsultasi dengan SC Bendahara.
- Membuat pembukuan semua kuitansi, nota, atau tanda bukti lainnya yang berkaitan dengan OSPEK.
- Ikut serta dalam rapat internal setiap sie bersama Ketua atau menggantikan Ketua jika berhalangan hadir.
- Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan secara keseluruhan.
Jabatan : Sie Acara
SC : .....
- Membuat buku panduan panitia (susunan acara, jadwal kegiatan, petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan acara).
- Membuat tema dan muatan OSPEK bersama SC.
- Menentukan tamu undangan, pembicara, dan menyiapkan petugas kegiatan (MC, Moderator,dst.).
- Mengembangkan grand design OSPEK yang telah dibuat oleh SC.
- Bekerja sama dengan Sie PDD untuk menyiapkan kenang-kenangan.
- Bekerja sama dengan Bendahara dalam menentukan honorarium pembicara.
- Menyiapkan TOR, CV pembicara, dan moderator.
- Membuat tatib dan sanksi bagi peserta OSPEK.
- Membuat kontrak belajar untuk peserta OSPEK.
- Berkoordinasi dengan pihak eksternal yang berkaitan dengan kegiatan OSPEK.
- Memberikan penghargaan kepada team dan peserta OSPEK yang terbaik.
- Bekerja sama dengan Pemandu Operasional dalam merumuskan penugasan peserta.
- Bekerja sama dengan Ketua dalam menentukan dresscode panitia.
- Selalu berkoordinasi dengan Koordinator Lapangan dalam pelaksanaannya kegiatan di lapangan.
- Memantau perkembangan setiap sie.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat daftar kebutuhan dan estimasi dana.
- Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
- Berkonsultasi aktif dengan SC Acara.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Kesekretariatan
SC : .....
- Merekap dan melengkapi data panitia.
- Menjaga kerahasiaan data mahasiswa baru.
- Bekerja sama dengan PDD dalam membuat dan mengoptimalkan media informasi OSPEK baik secara online maupun offline (Web, Leaflet, dll).
- Membuat presensi peserta pada pelaksanaan OSPEK
- Merekap formulir pendaftaran OSPEK.
- Mencari informasi terkait peserta: jumlah, jadwal PMB, alur registrasi.
- Membuka pendaftaran OSPEK
- Membuat stand informasi OSPEK.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana.
- Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
- Menjadi sms center untuk mahasiswa baru.
- Membagi mahasiswa baru ke dalam kelompok.
- Bertanggung jawab atas pembagian sertifikat kepada seluruh komponen OSPEK.
- Berkonsultasi aktif dengan SC KSK.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Humas
SC : .....
- Mengantarkan dan memastikan disposisi surat : Undangan Birokrasi, Pembicara (TOR), dan Surat peminjaman kebutuhan OSPEK.
- Sebagai among tamu undangan yang hadir.
- Menghubungi tamu – tamu penting dalam acara OSPEK dengan berkoordinasi Sie Acara.
- Menghubungi dan mengonfirmasi pembicara.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana.
- Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie.
- Berkonsultasi aktif dengan SC Humas.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Sponsorship
SC : .....
- Membuat daftar target sponsor.
- Membuat kontrapretasi sponsor.
- Menjalin relasi dengan pihak sponsor.
- Mendistribusikan proposal sponsor.
- Memberikan ucapan terima kasih dan bukti fisik atas kesepakatan yang telah disepakati kepada pihak sponsor.
- Membantu menyediakan sponsor untuk keperluan OSPEK FT UNY.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
- Berkonsultasi aktif dengan SC Sponsorship.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Perlengkapan
SC : .....
- Menyediakan seluruh perlengkapan setiap acara terkait OSPEK serta berkoordinasi dengan sie lain yang bersangkutan.
- Mendistribusikan perlengkapan kepada setiap ruangan kegiatan.
- Bertanggung jawab atas kondisi perlengkapan.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie.
- Membuat daftar kebutuhan disertai estimasi dana.
- Menyiapkan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan seperti : Sound System, Tempat, Alat komunikasi (HT), dan kebutuhan lain yang bersifat insidental dengan deadline waktu penyerahan kebutuhan dari tiap sie.
- Mengecek kembali seluruh perlengkapan pasca kegiatan.
- Berkonsultasi aktif dengan SC Perlengkapan.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie PDD (Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi)
SC : .....
- Membuat logo OSPEK dengan berkoordinasi bersama SC terkait dengan filosofi yang mencerminkan identitas/almamater.
- Membuat desain header and footer untuk surat OSPEK.
- Menyiapkan background (slide dan musik).
- Menyediakan peralatan dokumentasi.
- Membuat desain dan tata letak buku panduan peserta OSPEK.
- Mengatur dekorasi dan tata letak perlengkapan OSPEK.
- Membuat tanda pengenal untuk seluruh komponen OSPEK meliputi Organizing Committee, Kordinator Lapangan, Steering Committee, Mahkamah, Advokasi, dan pihak lain yang berkepentingan di OSPEK.
- Membuat sertifikat OSPEK
- Bertanggung jawab atas pengadaan seragam untuk panitia dengan berkordinasi bersama Sie Acara dan Ketua
- Membuat denah fakultas / jurusan
- Mendokumentasikan kegiatan OSPEK (Pra maupun pada saat pelaksanaan).
- Membuat video yel – yel OSPEK berkordinasi dengan Pemandu Kreasi.
- Membuat video/film dokumenter publikasi Fakultas / Jurusan.
- Membuat cap stempel OSPEK kerjasama dengan sekretaris.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
- Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana.
- Membuat form pendaftaran online dengan berkoordinasi bersama Sie Data.
- Berkonsultasi aktif dengan SC PDD.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
- Berkoordinasi dengan setiap sie terkait desain.
Jabatan : Sie PP (Pertolongan Pertama)
SC : .....
- Mendata panitia dan peserta yang sakit.
- Melakukan pelatihan untuk internal sie PP bersama dengan UKM KSR dan PMI.
- Mengkategorikan jenis penyakit.
- Memberikan tanda kepada panitia dan peserta yang sakit sesuai dengan kategori.
- Bekerja sama dengan Tim PP/P3K Panitia OSPEK Universitas, KSR PMI, dan Rumah Sakit terdekat.
- Menyediakan obat dan peralatan P3K.
- Membuat daftar kebutuhan disertai estimasi dana.
- Mengurus dan merawat peserta serta panitia yang sakit.
- Bekerja sama dengan Sie Perlengkapan dalam menyediakan akomodasi kendaraan bagi yang sakit.
- Bekerja sama dengan KSR dalam mengadakan pelatihan PP untuk panitia Fakultas dan Jurusan.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
- Menyosialisasikan komponen PP kepada peserta maupun panitia OSPEK: Dresscode, Base Camp, Personil, dan Jalur Evakuasi.
- Berkonsultasi aktif dengan SC PP.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Keamanan
SC : .....
- Membuat kartu tanda parkir khusus peserta.
- Menyiapkan dan menjaga tempat parkir.
- Menyusun metode pengamanan seluruh rangkaian kegiatan OSPEK.
- Berkoordinasi dan bertanggung jawab atas keamanan seluruh rangkaian kegiatan OSPEK.
- Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
- Bertanggung jawab atas barang-barang peserta OSPEK
- Berkonsultasi aktif dengan SC Keamanan.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Konsumsi
SC : .....
- Menyediakan konsumsi seluruh komponen OSPEK.
- Mencari tender dengan estimasi biaya seminim mungkin.
- Menyelenggarakan acara pemilihan tender.
- Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana.
- Membuat nota kesepakatan (MOU) dengan pihak pemenang tender.
- Survei tempat pengadaan konsumsi.
- Bekerja sama dengan Sie PP dan Sie KSK dalam mendata panitia dan peserta bagi yang memiliki alergi terhadap makanan
- Menyediakan konsumsi bagi yang sakit.
- Mencari tempat untuk base camp konsumsi.
- Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
- Membuat presensi kehadiran dalam setiap rapat internal sie.
- Berkonsultasi aktif dengan SC Konsumsi.
- Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun rapat besar.
Jabatan : Sie Pemandu (All Pemandu)
SC : .....
- Selalu hadir di setiap pembekalan pemandu.
- Mendampingi dan memberikan arahan kepada maba terkait kegiatan OSPEK (tidak diperkenankan meninggalkan maba tanpa alasan yang jelas dan dapat dipertanggung jawabkan).
- Memastikan mahasiswa baru untuk senantiasa tertib dalam pelaksanaan kegiatan OSPEK.
- Berwenang untuk memberikan teguran kepada setiap kelompoknya yang tidak memenuhi tugas atau tata tertib selama OSPEK berlangsung.
- Melakukan koordinasi dengan sie acara terkait dengan segala hal yang berhubungan dengan mahasiswa baru dan acara OSPEK.
- Memantau perkembangan mahasiswa baru.
- Menjadi fasilitator diskusi mahasiswa baru.
- Memberi motivasi dan keteladanan yang baik bagi mahasiswa baru.
- Mengarahkan mahasiswa baru sampai pada pelaksanaan follow up.
- Sebagai mediator informasi dari sie acara kepada mahasiswa baru.
- Memberikan informasi terkait Kampus
- Bertanggung jawab kepada koordinator pemandu dan Ketua Panitia.
Korlap ?
BalasHapusSpk ?
BalasHapusBaik Terimakasih
BalasHapusBaik Terimakasih
BalasHapus